Koronaview | 4. díl: Digitoo

“Chceme přivést účetnictví do 21. století a pandemie nám v tom paradoxně pomohla.” 

Foto: Martin Svoboda

Koronaview jsou interviews se členy coworkingového prostoru WorkLounge. Zástupců firem a startupů, které s námi sdílí kancelářské prostory, jsme se zeptali na jejich pohled na koronakrizi a jaký dopad měla pandemie na jejich práci. 

Tentokrát s námi bude svoje zkušenosti sdílet Karin Fuentesová. Tento startup si klade za cíl změnit účetnictví a zpřístupnit firmám digitalizaci, aby účetní už nebyli pouze přepisovači čísel z jedné tabulky do druhé a manažeři již nemuseli chodit za účetní s krabicí od bot plnou účtenek. Digitoo nabízí platformu, která umožňuje propojit nejlepší účetní aplikace na trhu.

Jak Digitoo vzniklo? 

Dříve jsem pracovala pro Rossum, což je firma vyvíjející umělou inteligenci na čtení dokumentů. V Rossumu jsme věděli, že máme skvělý produkt, který se ale stává nedostupným pro malé a střední podniky. Každý zájemce o systémy jako Rossum musí uhradit integraci, která aplikaci propojí s jejich účetním systémem a implementuje do firemních procesů. To je však velmi nákladné. Na trhu také nebylo možné najít vhodného integračního partnera, který by integraci prováděl dle našich představ.

...a tak přišel nápad založit Digitoo?

Ano! Účetní sektor je hodně zanedbaný a účetní systémy jsou staré i 40 let. Lidé v účetním sektoru mají jiný mindset, jen velmi těžko jsou ochotni měnit své zvyky, bojí se změn. V Digitoo měníme zaběhlé stereotypy a chceme přivést účetnictví do 21. století. Myslíme jinak, může to znít jako takové klišé od Apple, ale snažíme se věci dělat uživatelsky přívětivější a propojit papírový konzervativní svět s tím startupovým. Dlouhé roky jsem pracovala v účetním oboru a proto rozumím potřebám našich zákazníků - to nám umožňuje postupovat citlivě ale zároveň nacházet ta nejlepší řešení.

Jaké máte ambice?

Chceme být dominantním hráčem na českém trhu. Uvidíme, jestli se nám to podaří, protože je to hodně o financích a velikosti týmu. A samozřejmě bychom pak rádi i do zahraničí, kde pomalu začínáme jednat - díky naší účasti na různých konferencích nás samy kontaktovaly i různé zahraniční firmy. Ale nechceme to uspěchat. Nejprve se chceme všechno naučit tady v ČR, a až si budeme jistí, že máme produkt, se kterým jsou klienti 100% spokojeni, bude čas na expanzi.

Foto: Martin Svoboda

Ovlivnila Digitoo nějakým způsobem koronavirová krize?

Musím říct, že nás ovlivnila v jistém smyslu pozitivně. Protože pracujeme v online sektoru a digitalizujeme účetní procesy, zvýšila se nám poptávka. Ale jelikož je v tuto chvíli náš produkt stále ve vývoji, museli jsme poptávku spíše brzdit. Našimi klienty jsou velké účetní firmy, které nám volaly a ptaly se, jestli zvládneme zpracovat obrovské množství databází. Nikdo u nich v době propuknutí COVID-19 totiž nechtěl sahat na fyzické dokumenty, jít do kanceláře naskenovat faktury a podobně, takže potřebovali co nejrychleji přejít do onlinu.

“Máme i mobilní aplikaci, přes kterou je možné vyfotit účtenky a faktury a zaslat je rovnou účetní. To firmám hodně usnadňuje práci.”

Dá se tedy říct, že vám pandemie v jistém směru pomohla?

To se úplně říci nedá, jelikož např. jeden z našich investorů pozastavil vzhledem k situaci plánovanou investici do našeho řešení, a to v den podepsání term sheetu. Naštěstí jsme ale měli investory dva, a ten druhý nás podpořil. Díky COVID-19 jsme paradoxně také získali čas soustředit se na vývoj a vyřešit různé bugy, přidat nové funkce. Již jsme spustili onboarding pro Helios klienty. Integraci do Flexibee a Pohodu máme v beta verzi, produkt je možné tedy testovat. Náš onboardingový proces umožňuje vybrat si aplikaci, kterou firma potřebuje, a na tři kliky se propojit s jejím účetním systémem.

“Něco, co dříve trvalo rok, zabere nyní firmám 15 minut.”

Wow, to jim doslova zjednodušujete existenci! A jak klienti řešili karanténu? Zvládali jste fungovat na dálku?

Snažíme se zákazníky dlouhodobě směřovat do onlinu, takže už dříve jsme často měli schůzky online a navzájem si tak šetřili čas. Videoschůzka je efektivní a nemusíme trávit několik hodin cestováním. Takže jsme dokázali vztahy udržet i během pandemie. Někteří klienti online schůzky dříve vnímali negativně, ale COVID-19 nám nahrál a přesvědčil je, že to funguje. Maximálně nám v tom vyhovoval WorkLounge, kdy si zarezervujeme zasedací místnost na pár hodin a vyřídíme tak hovory hned s několika klienty.

“Osobní schůzky plánujeme až v momentě, kdy se chystáme podepsat smlouvu nebo je nutné klienty zaškolit.”

A co tým, jak jste během koronakrize fungovali? Museli jste projít nějakým transformačním procesem?

Už při rozjezdu jsme najímali zaměstnance, kteří pracují tzv. remote, tedy z domova, takže v tomto nás karanténa výrazně neoslabila. Naučili jsme se práci velmi dobře organizovat přes různé nástroje. Efektivitu zaměstnanců sledujeme tak, že jsme si nastavili KPI pro plnění tasků. Myslím si, že jsou lidé motivovaní tím, že se jejich činnost reálně kontroluje - ale zároveň mohou pracovat odkudkoliv. Výhoda je určitě i v tom, že jsme ušetřili velké peníze za kancelářské prostory.

“Původně jsme měli pracovat všichni v kanceláři, ale díky pandemii jsme zjistili, že v kanceláři stačí mít fyzicky jen sales a support oddělení. Celý vývojářský tým zřejmě zůstane i nadále remote.”

Dává vám tedy pořád smysl mít zázemí fyzické kanceláře?

Dává, pro mě konkrétně je zázemí kanceláře moc důležité. Nedokážu totiž dlouhodobě pracovat z domova, potřebuji mít své pracovní místo. A pro mé kolegy, kteří jsou v kontaktu s klienty, je to také nutnost. Je pro nás důležité, abychom měli zajímavé a pohodlné místo - i kvůli schůzkám s klienty. 

WorkLounge vaše požadavky splňuje? 

Ano, moc se nám tu líbí. Dříve jsme chvíli sídlili v jiných kancelářích, ale nepracovalo se nám tam vůbec dobře. Chyběly nám příjemné open space lounge, kde si můžete odpočinout, ale zároveň tu i pracovat. Všimla jsem si, že tehdy dokonce klesla týmová produktivita, protože se týmu do kanceláří vůbec nechtělo chodit!

Ve WorkLounge je skvělá variabilita pracovního prostředí: když chcete jít do kavárny, máme tu coffee lounge, když chcete jít pracovat, ale potřebujete kolem sebe lidi, jdete do open space. Když se potřebujete zavřít a mít klid na nerušenou práci, tak jdete do kanceláře. Když má přijít klient, vezmete ho do krásné zasedačky. Celý ten hub prostě působí tak trochu jako Silicon Valley a všem našim hostům se tu vždycky moc líbí. Takže já bych neměnila! Jsem moc spokojená a nejradši bych se sem i přestěhovala. (smích)

“Důležitý je pro mě i design - a vidím i na ostatních, že se také díky krásným prostorům do práce všichni víc těšíme. 

Foto: Martin Svoboda

Když jsme u týmu, jak konkrétně sledujete efektivitu a spokojenost?

Používáme Toggl, který mi umožňuje vidět, na čem ostatní pracují. Toggl máme navíc integrovaný do Jiry, což je systém pro vývoj, kde zadáváme tzv. tickety pro konkrétní úkoly. Každých 14 dní pak máme planning, kdy si společně odhadneme, jak dlouho daný úkol bude trvat, a schválíme si, zda to dává smysl. Po tom, co čtrnáctidenní sprint skončí, pak vyhodnocujeme situaci, a pokud někdo svůj úkol nezvládl, chceme vědět proč. Kromě toho máme i každodenní standupy, kdy si řekneme, co ten den budeme dělat, a zapíšeme to do tzv. denního reportu. Tyhle procesy jsme měli nastavené už před krizí.

Pojďme se ještě na závěr k té krizi vrátit. Co si z tohoto období odnášíte? 

Jsme startup, takže já i můj tým se učíme pořád a v každé situaci. Já osobně nejsem člověk, který by byl hodně citlivý na krize - možná je to i tím, že se pohybuji v účetním sektoru. Jak se říká, účetní odchází poslední... Každopádně jsme se ale během pandemie naučili rychle zorganizovat věci. A šetřit.